7 июля 2023, 18:09
Ні для кого не є секретом, що в сучасному світі укорінилася тенденція швидкого приросту кількості документів, що використовуються на підприємствах, в держаних установах, громадських організаціях тощо. А ефективність функціонування організацій різних профілів безпосередньо залежить від швидкості обробки вхідної, вихідної і внутрішньої документації, також варто згадати і про ефективність взаємодії між структурними підрозділами компанії та її контрагентами.
Саме тому впроваджений електронний документооборот стає привабливою перспективною та вигідним інвестиційним рішенням для покращення роботи в сучасних установах незалежно від їх типу та профілю діяльності.
Перехід до електронного документообігу дає змогу працювати без прив'язки до офісного простору. Використання спеціальних програм електронного документообігу дає змогу обробляти документи будь-де, де є доступ до Інтернету. Що в свою чергу дозволяє керівникам завжди бути в курсі справ та ефективніше вирішувати робочі завдання.
Окрім, зручної можливості працювати з документами віддалено варто навести інші переваги такого нововведення:
- Відсутність нагромадження паперів і папок у офісі, що спрощує пошук необхідного документа.
- Швидкість виконання операцій.
- Зниження витрат на послуги кур'єрів, принтери, папір і канцелярію.
- Електронні документи мають юридичну силу та прирівнюються до оригіналів.
- Використання електронного цифрового підпису для підтвердження операцій, який може отримати будь-яка фізична або юридична особа.
- Збереження конфіденційності даних, оскільки доступ до інформації обмежується і можуть працювати лише користувачі з відповідними правами, що знижує ризик втрати даних та непередбачених витрат.
- Підвищена контрольованість роботи, оскільки спеціальні програми дозволяють відстежувати всі операції з документами, етапи виконання завдань та доступ до файлів, що позитивно впливає на продуктивність та безпеку даних.
- Статус електронного документа, який дозволяє компаніям безпечно використовувати його у своїй роботі, є чітко визначеним згідно з Директивами ЄС та законодавством України.
Окремо варто написати і про Юридичний статус електронних документів, використання яких, підтримано державою та підкріплене юридичною базою:
- Закон "Про електронні документи та електронний документообіг".
- Закон "Про електронні довірчі послуги".
Згідно з цими законами, електронні документи мають таку саму юридичну силу, як і паперові документи. Це означає, що якщо компанія спочатку створює документ на папері, а потім створює кілька електронних копій, які мають однаковий зміст і реквізити, то кожна з цих копій вважатиметься оригіналом. Зокрема, у судових слуханнях, податкових перевірках або інших подібних ситуаціях, коли використовується електронний документообіг, керівництву підприємства буде достатньо надати цифрову документацію за вимогою органу або суду.
Таким чином, електронний документообіг має низку переваг порівняно з традиційним паперовим обігом документів, а саме більш оптимальні витрати грошей та часу на опрацювання документації.